E-Rechnung für IT-Freelancer: Was Sie vor 2027 und 2028 erledigen müssen

Wenn Sie als IT-Freelancer in Deutschland tätig sind und Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 bei 800.000 € oder darunter liegt, dürfen Sie für Leistungen aus 2027 mit Zustimmung des Kunden weiterhin PDF-Rechnungen versenden. Ab dem 1. Januar 2028 müssen Rechnungen an deutsche Geschäftskunden bis auf wenige Ausnahmen strukturierte E-Rechnungen sein. Der Empfang von E-Rechnungen ist bereits seit Januar 2025 verpflichtend. Beachten Sie den Dezember 2026: Nach dem Wortlaut des Gesetzes erfordern Leistungen aus diesem Monat, die erst im Januar 2027 abgerechnet werden, bereits eine E-Rechnung. Die Frist, die die meisten Auftragnehmer überraschen wird, ist jedoch nicht das Gesetz. Es sind die Kreditorenbuchhaltungen der Kunden und die Self-Billing-Systeme der Agenturen, die ihren Umstieg voraussichtlich im Laufe des Jahres 2027 vollziehen.

Ab wann müssen IT-Freelancer E-Rechnungen stellen?

Die Verpflichtung ist gestaffelt nach dem Leistungsdatum und der Größe des ausstellenden Unternehmens. Der Empfang ist für jedes deutsche Unternehmen bereits Pflicht. Beim Ausstellen bleiben PDF und Papier für Leistungen in 2025 und 2026 zulässig. Für Leistungen in 2027 gilt dies nur, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr 800.000 € oder weniger betrug. Ab 2028 ist dies nicht mehr zulässig.

Zur Einordnung der Schwelle: Ein Freelancer mit einem Stundensatz von 95 € bei 1.700 abrechenbaren Stunden kommt auf einen Netto-Jahresumsatz von 161.500 €. Einpersonen-IT-Unternehmen liegen weit unter 800.000 €, sodass ihr gesetzlicher Stichtag der 1. Januar 2028 ist. Dieses Datum ist der späteste Zeitpunkt für den Umstieg. In der Praxis werden Sie vermutlich früher handeln müssen.

Warum die Dezember-Rechnung 2026 die erste echte Frist ist

Jede Übergangsregelung hat zwei Daten: den Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde, und den letzten Tag, an dem die PDF versendet werden darf. Für Leistungen in 2025 und 2026 muss die PDF bis zum 31. Dezember 2026 rausgehen. Die Erleichterung für 2027 gilt nur für Leistungen, die in 2027 erbracht wurden. Zusammen gelesen lässt die Formulierung des §27 Abs. 38 für Dezember-Leistungen 2026, die im Januar 2027 fakturiert werden, keinen Weg über eine PDF zu.

Die meisten Freelancer rechnen monatlich im Nachhinein ab, und Agenturen erstellen die Rechnung per Self-Billing, nachdem der Stundennachweis genehmigt wurde. Die Dezember-Stunden werden typischerweise Anfang Januar genehmigt und abgerechnet. Nach dem Wortlaut des Gesetzes muss diese Rechnung eine E-Rechnung sein, selbst wenn Sie weit unter 800.000 € liegen, es sei denn, sie geht vor dem 31. Dezember raus. Dasselbe Muster wiederholt sich ein Jahr später: Dezember-Leistungen 2027, die im Januar 2028 abgerechnet werden, erfordern unabhängig von der Unternehmensgröße eine E-Rechnung.

Sie haben zwei saubere Optionen für die Dezember-Rechnung: Versenden Sie diese spätestens am 31. Dezember oder versenden Sie sie als E-Rechnung. Klären Sie dies jetzt mit Ihrer Agentur, da deren Jahresabschlusslauf dies für Sie entscheidet. Eine Rechnung kann bis zu sechs Monate nach der Leistung ausgestellt werden (§14 Abs. 2 UStG), aber diese Frist verschiebt die Übergangstermine nicht. Eine mit einem Kunden vereinbarte EDI-Verbindung bleibt bis Ende 2027 unabhängig von der Größe zulässig, was nur relevant ist, wenn ein großer Kunde bereits eine solche nutzt.

Gilt die E-Rechnungs-Pflicht für meinen Vertrag überhaupt?

Die Pflicht gilt nur für inländische B2B-Leistungen. Sowohl Sie als auch Ihr Kunde müssen in Deutschland ansässig sein, über Sitz, Geschäftsleitung, eine an der Leistung beteiligte Betriebsstätte oder, wenn all das fehlt, über den Wohnsitz. Rechnungen an Privatkunden und grenzüberschreitende Rechnungen fallen nicht unter diese Pflicht, ebenso wie einige wenige Ausnahmen.

Drei Fragen klären die Situation:

1. Ist der Kunde ein Unternehmer, der für sein Unternehmen einkauft? Wenn es eine Privatperson ist, besteht keine E-Rechnungspflicht.
2. Ist der Kunde in Deutschland ansässig? Ein Schweizer, österreichischer oder niederländischer Endkunde, der direkt abgerechnet wird, fällt nicht unter die deutsche Pflicht, und Ihre Rechnung mit Reverse-Charge bleibt wie bisher.
3. Sind Sie in Deutschland ansässig? Wenn Sie über ein Unternehmen außerhalb Deutschlands fakturieren, fallen Sie ebenfalls nicht unter diese inländische Pflicht.

Drei Ja-Antworten bedeuten, dass Sie im Geltungsbereich sind. Die Ausnahmen spielen für Freelancer selten eine Rolle. Ein Kleinunternehmer gemäß §19 UStG darf immer eine sonstige Rechnung gemäß §34a UStDV ausstellen, und Rechnungen bis 250 € brutto dürfen dies ebenfalls gemäß §33 UStDV. Die monatliche Rechnung eines Freelancers übersteigt beide Grenzen.

Ein Hinweis zu festen monatlichen Pauschalen: Wenn ein Vertrag vor dem 1. Januar 2027 einmalig durch eine Dauerrechnung abgerechnet wurde, müssen Sie keine zusätzliche E-Rechnung ausstellen, solange sich nichts ändert. Ein neuer Satz, ein neuer Umfang oder ein neuer Vertrag löst die E-Rechnungspflicht aus.

Self-Billing durch Agenturen: Die Gutschrift ist nun Ihre Rechnung

Die meisten Agenturverträge im deutschen IT-Contracting basieren auf dem Gutschriftverfahren: Die Agentur schreibt die Rechnung auf Basis Ihres genehmigten Stundennachweises, und Sie versenden selbst keine Rechnung. Eine Gutschrift ist rechtlich eine Rechnung, daher gelten auch hier die Regeln für E-Rechnungen. Ihre Aufgabe verschiebt sich vom Schreiben von Rechnungen zum Prüfen des XML, das Sie erhalten.

Die praktische Konsequenz wird leicht übersehen. Das System der Agentur wird Ihnen bald eine Hybriddatei oder ein reines XML senden, und das XML ist die rechtliche Rechnung, nicht die PDF-Ansicht. Wenn die beiden voneinander abweichen, kann die PDF als zweite sonstige Rechnung gewertet werden, und zwei Rechnungen für eine Leistung können dazu führen, dass die Umsatzsteuer doppelt geschuldet wird. Die Prüfung muss daher auf den Daten basieren: Stunden, Satz, Leistungszeitraum, Steuersatz und Betrag, Ihre Steuernummer und das Wort Gutschrift, das nach §14 Abs. 4 Nr. 10 UStG auf jeder Gutschrift stehen muss.

Sie behalten ein wichtiges Recht. Gemäß §14 Abs. 2 UStG verliert eine Gutschrift ihre Wirkung als Rechnung, sobald Sie ihr widersprechen. Nutzen Sie dies bei Fehlern im XML schriftlich und fordern Sie eine korrigierte E-Rechnung an, die auf die ursprüngliche Bezug nimmt.

Ein Punkt ist ungeklärt. §27 Abs. 38 knüpft die Erleichterung für 2027 an den Umsatz des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt, und beim Self-Billing ist dies die Agentur. Welcher Umsatz zählt, ist in den von mir geprüften Quellen nicht abschließend geklärt. Große Agenturen liegen ohnehin weit über 800.000 €, daher sollten Sie im Jahr 2027 mit E-Gutschriften rechnen und Ihren Steuerberater fragen, wie Sie diese in Ihren Büchern behandeln sollen.

Die Falle beim Stundennachweis in T&M-Rechnungen

Auf Time-and-Material-Rechnungen steht meist „Leistung laut Stundennachweis“, der Nachweis liegt als Anhang bei. Laut den Vorgaben des BMF, wie sie von Sage zusammengefasst wurden (aktualisierte FAQ vom März 2026), müssen Dokumente, die eine Rechnung begleiten, in die E-Rechnungsdatei eingebettet sein. Ein Verweis auf einen externen Anhang funktioniert nicht mehr.

Dies trifft Freelancer besonders hart, da der Stundennachweis oft das eine Pflichtelement enthält, das in der Rechnung selbst fehlt: den Umfang der Leistung. Es gibt zwei saubere Lösungen:

• Substanz in die Rechnungspositionen schreiben. Eine Zeile pro Monat oder Projektphase, Menge in Stunden oder Tagen, Einzelpreis entsprechend Ihrem Satz und der Leistungszeitraum in der Position oder in der Rechnung. Dann enthält das XML alles, was §14 Abs. 4 verlangt, und der Stundennachweis wird zum unterstützenden Beleg statt zum Teil der Rechnung.
• Stundennachweis in die Datei einbetten. XRechnung und ZUGFeRD erlauben Anhänge innerhalb der Rechnungsdatei. Tun Sie dies, wenn der Kunde darauf besteht, dass das unterschriebene Blatt mit der Rechnung mitgeht.

Vermeiden Sie diesen Ansatz: ein minimales XML mit einer Pauschalsumme und die Details in einer separaten PDF-Stundenzettel-Datei in derselben E-Mail. Wenn der Leistungsumfang nur außerhalb der Rechnung existiert, haben Sie ein Inhaltsproblem geschaffen, das das System des Kunden ablehnen kann.

Was muss das XML einer Freelancer-Rechnung enthalten?

Die Pflichtangaben einer Rechnung haben sich durch die E-Rechnung nicht geändert. §14 Abs. 4 UStG listet diese weiterhin auf. Geändert hat sich nur, wo sie stehen müssen: in den strukturierten Daten, wo die Software des Kunden sie ausliest, nicht nur in einer PDF-Ansicht. Für eine typische T&M-Rechnung bedeutet das:

Fügen Sie hinzu, was die Kreditorenbuchhaltung des Kunden zur Zuordnung benötigt, primär die Bestellnummer oder Vertragsnummer. Das ist keine steuerliche Anforderung, aber eine Rechnung ohne diese Angaben landet in der Warteschlange.

XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format sollte ein Freelancer nutzen?

Beide sind rechtliche E-Rechnungen, wenn sie dem europäischen Standard EN 16931 folgen. XRechnung ist reines XML. ZUGFeRD 2.x ist eine PDF mit eingebettetem XML. Für Kunden aus der Privatwirtschaft ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 der praktische Standard, da eine Datei sowohl dem menschlichen Leser als auch dem Buchhaltungssystem dient.

Nutzen Sie XRechnung, wenn der Kunde dies verlangt. Wenn Sie bereits an eine Bundesbehörde fakturiert haben, kennen Sie das Format und die Leitweg-ID. Nutzen Sie niemals die ZUGFeRD-Profile MINIMUM oder BASIC-WL, da diese keine Rechnungspositionen enthalten und nicht als E-Rechnungen gelten. Erzeugen Sie PDF und XML aus denselben Daten in einem Schritt, damit sie nicht voneinander abweichen können.

Was kann schiefgehen: Formatfehler, Geschäftsregel-Fehler, Inhaltsfehler

Die Verwaltung unterscheidet drei Fehlerarten, die unterschiedliche Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug Ihres Kunden haben. Ein Formatfehler bedeutet, dass die Datei gar keine E-Rechnung ist. Ein Inhaltsfehler bedeutet, dass eine Pflichtangabe falsch oder fehlend ist. Bei einem Geschäftsregel-Fehler ist die Datei technisch gültig, aber Pflichtfelder fehlen oder Werte widersprechen sich; relevant ist er nur, wenn er eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betrifft.

Format- und Inhaltsfehler gefährden direkt den Vorsteuerabzug des Kunden. Sobald die E-Rechnungspflicht gilt, berechtigt grundsätzlich nur eine Rechnung im geforderten Format zum Vorsteuerabzug. Die Annahme einer PDF trotz der Pflicht kann den Abzug kosten. Deshalb weist die Kreditorenbuchhaltung eine fehlerhafte Datei voraussichtlich zurück, statt sie zu bezahlen, und Ihre Zahlung verzögert sich.

Validieren Sie vor dem Versand. Die öffentliche Verwaltung stellt einen kostenlosen Validator zur Verfügung (KoSIT-Validator), und viele Fakturierungstools können die Datei beim Export prüfen. Wenn eine Rechnung falsch versendet wurde, korrigieren Sie diese mit einer neuen E-Rechnung, die klar auf die ursprüngliche Bezug nimmt. Unter bestimmten Bedingungen wirkt diese Korrektur rückwirkend.

Was passiert, wenn der Kunde trotzdem eine PDF möchte?

Bis zum Ende des Übergangs können beide Seiten eine PDF vereinbaren, und viele Kunden werden genau das verlangen, weil ihre eigenen Prozesse noch nicht bereit sind. Das ist für Ihre Leistungen aus 2026 zulässig und für 2027, wenn Sie unter der Schwelle bleiben. Holen Sie die Zustimmung schriftlich ein, eine E-Mail genügt, und bewahren Sie diese zusammen mit den Rechnungen auf.

Der umgekehrte Fall wird im Jahr 2027 häufiger sein: Sie dürfen eine PDF senden, aber der Kunde akzeptiert keine mehr. Ein großer Kunde kennt Ihren Vorjahresumsatz nicht, und sein Vorsteuerabzug hängt davon ab, das richtige Format zu erhalten, wann immer eine E-Rechnung erforderlich ist. Die einfachste interne Regel für sie ist „E-Rechnung von jedem deutschen Lieferanten“. Das ist meine Erwartung aus der Praxis, keine gesetzliche Anforderung, aber planen Sie danach. Eine Diskussion über gesetzliche Ausnahmen mit einem Kreditorenteam ist ein Kampf, den ein Freelancer nicht schnell gewinnt.

Empfang und Archivierung: Was Sie bereits heute tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, wofür ein E-Mail-Postfach ausreicht. Ihre eigenen Lieferanten werden diese senden: Software-Abos, Hardware, Coworking oder die Gutschrift der Agentur. Was Sie danach mit der Datei machen, prüft das Finanzamt.

Bewahren Sie Rechnungen acht Jahre lang auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§14b UStG). Bei einer E-Rechnung ist das Original das XML. Speichern Sie es unverändert und maschinenlesbar, nicht nur als ausgedruckte oder gerenderte PDF. Es wird empfohlen, den Validierungsbericht neben der eingehenden Rechnung zu speichern, um zu belegen, dass die Datei bei Erhalt konform war.

Eine Ordnerstruktur reicht für ein Einpersonenunternehmen aus, solange das XML unberührt bleibt und Sie eine Rechnung acht Jahre später nach Nummer und Datum finden können. Wenn Ihre Buchhaltungssoftware oder das System Ihres Steuerberaters das XML importiert, ist das noch besser, da dies auch das manuelle Abtippen erspart.

Ein Plan für ein Einpersonen-IT-Unternehmen, Oktober 2026 bis Januar 2028

Für einen einzelnen Freelancer ist der Umstieg überschaubar: ein Tool, das das richtige Format exportiert, saubere Rechnungspositionen und eine Archivierungsgewohnheit. Zeitintensiv ist die Abstimmung mit jedem Kunden und jeder Agentur darüber, was akzeptiert wird. Beginnen Sie dieses Gespräch in diesem Quartal.

1. Jetzt, Q4 2026: Verträge prüfen. Listen Sie jeden Kunden und jede Agentur auf, notieren Sie, wer per Gutschriftverfahren abrechnet und wer Ihre Rechnung erwartet, und prüfen Sie die Rahmenverträge auf Klauseln zum Rechnungsformat oder Übermittlungsweg.
2. Bis Dezember 2026: Dezember-Rechnung klären. Entweder geht die Dezember-Rechnung 2026 bis zum 31. Dezember raus oder sie geht als E-Rechnung raus. Vereinbaren Sie dies jetzt mit jeder Agentur.
3. Jetzt: Empfang sicherstellen. Lesen Sie die XML-Dateien der E-Rechnungen, die Sie bereits erhalten, und beginnen Sie, die XML-Dateien selbst zu archivieren.
4. Bis Januar 2027: Tool wählen, das ZUGFeRD im Profil EN 16931 und XRechnung exportiert, Leistungszeiträume auf Positionsebene unterstützt und Anhänge einbetten kann.
5. Januar 2027: Erste E-Rechnung senden an jeden direkten Kunden und in der Kreditorenbuchhaltung nachfragen, ob sie ohne manuellen Schritt verarbeitet wurde. Korrigieren Sie Fehler, solange die PDF noch als Fallback zulässig ist.
6. Während 2027: Jede E-Gutschrift der Agentur prüfen gegen Ihren Stundennachweis im XML und bei Fehlern schriftlich widersprechen.
7. Bis Ende 2027: Nur noch E-Rechnungen für jeden deutschen Geschäftskunden. Für Leistungen ab dem 1. Januar 2028 ist die PDF endgültig Geschichte.

Prüfen Sie die Details Ihres Setups, insbesondere die Frage zum Self-Billing, mit Ihrem Steuerberater. Die E-Rechnung an sich ist ein kleiner technischer Schritt. Die eigentliche Arbeit liegt in der Abstimmung mit jedem Kunden über den Inhalt der Rechnung, und damit muss jetzt begonnen werden.

Weitere Praxisnotizen:

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• KI-Rabatte in Time-and-Material-Verträgen
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